Saben los líderes de RR.HH diferenciarla de un plan de Comunicación Interna?
En efecto, así lo planteó recientemente Alejandro Formanchuck en su blog Todo Significa; qué es, para qué sirve y algunas claves para elaborarla.
Ahí alega que muchas veces los líderes de las empresas la confunden con el “Plan” de Comunicación Interna, o con algún “Manual” de Estilo o con ciertos reglamentos de uso de las salas de reuniones o del envío de mails.
El desafío entonces será lograr que los líderes comprendan el significado y la importancia de invertir en el diseño de una Política de Comunicación Interna.
El así que define a la CI como una herramienta, no como un tratado filosófico ni un divague teórico, ni una excusa para quitarle dinero a las empresas, sino que es 100% práctico y necesario, por lo que defienden la idea de diseñar primero la Política y luego el Plan.
En ese punto, aclara que toda política de CI depende de la cultura, creencias y valores de una organización y de sus líderes, ya que a veces el diseño fluye naturalmente y otras es motivo de controversia.
rol de los comunicadores; facilitar diálogo y el debate
Es donde resalta la tarea de los comunicadores, que deben facilitar los diálogos y el debate entre los líderes para poder consensuar la política de CI y diseñarla, es un proceso que lleva mucho trabajo, mucha guía y mucho análisis y por sobre todo, mucha paciencia, calma y reproducción.
Esto, porque a veces los líderes discuten para imponer su punto de vista personal y se olvidan de que una Política debe ser la expresión más acabada y perfecta de una Cultura Organizacional, comenta.
En el mundo organizacional se necesitan políticas para enfrentar todo tipo de situaciones, sean felices, controversiales, simples, inesperadas, previsibles, críticas, constructivas, injustas, justas, contradictorias, coherentes, etc.
Y para poder elaborar una buena Política de Comunicación Interna, recomienda un modelo al que definieron como 9PDECI y para que el mismo funcione debe ser:
1-VALORADA: porque lo primero es lograr que la cúpula de la empresa advierta que necesita contar con una Política de CI, y será bueno explicar, sensibilizar, insistir y convencer de ello, momento ideal para relucir el talento como comunicadores.
2- EXPLÍCITA: las empresas suelen tener Políticas de CI que fluyen de modo implícito, con algún modo o unas reglas de juego ya implícitos para tratar ciertos temas. Aquí al tarea es sacarlas a la luz, develarlas, a veces revelarlas también, debatirlas y aplicarlas.
3- CONSENSUADA: como la política será una decisión, y como toda tendrá puntos a favor y otros en contra, por lo que no habrá una “perfecta”, solo se debe analizar y consensuarla.
4- AD-HOC: las empresas son todas diferentes entre sí, por lo tanto las Políticas de CI hay que construirlas siempre ad-hoc, adecuadas y apropiadas para cada caso. Por lo que recomienda entender como son las políticas de otras empresas para analizarlas sobre los pro y contra para luego tomar decisiones.
5- RESPETADA: una vez definida se debe respetarla, porque de lo contrario puede estallar la comunicación y desplomarse la coherencia. Evitar que alguna postura adoptada se se dispare por alguna relación entre la organización y los líderes.
6- EXTENDIDA: la Política no incumbe sólo a los que la deciden o escriben. Tiene que ser conocida y respetada por todos los que forman parte de esa organización, por lo que tiene que ser “extendida”.
7- MODIFICABLE: ninguna política de CI debe nacer con pretensión de eternidad, porque no es un dogma. La política se decide, se implementa, se evalúan los resultados y de ser necesario, se vuelve a pensar, debatir y consensuar. A veces las reglas funcionan muy bien en la teoría y luego se desploman en la práctica. Así también a veces funcionan muy bien durante un tiempo y luego cambian las circunstancias y es necesario actualizarla.
8- PRÁCTICA: como es una herramienta y por lo tanto debe ser útil, simple y maniobrable, tiene que ser acotada y no puede ser un tratado de mil páginas. Aquí 3 ejes fundamentales: debe tener TEMAS: que es el universo de lo “decible”, definir qué se puede y/o debe comunicar, qué no y por qué. También debe tener ALCANCE, porque debe establecer quién puede y/o debe saber qué cosas y quién no, y por qué. Y por último debe haber un ACTOR; el que tenga que fijar las responsabilidades frente a cada tema y cada alcance, quién comunica qu é, cómo y por qué.
9- PLAN B: toda política de CI interna tiene que tener Plan B, C, D, F porque se debe pensar qué hacer cuando algo falla y qué camino debería seguir la comunicación en ese caso, en algún momento puede ser útil el plan B.
