Diversos estudios concluyen que las tareas manuales y repetitivas pueden ser reducidas o eliminadas por bot según ls SHRM.
Seguramente has oído hablar de la Inteligencia Artificial y el «machine learning». Pero hay otra tecnología que también está produciendo impresionantes eficiencias en el ahorro de mano de obra, reduciendo costos y mejorando la gestión de datos para Gestión de Personas. La automatización de procesos robóticos (Robotic Process Automation o RPA) ayuda a agilizar, basándose en reglas, procesos transaccionales del departamento de RR.HH. que requieren poco o ningún juicio humano.
El RPA funciona al hacer que un «bot» de software asuma tareas operativas repetitivas y de gran volumen, a menudo mejorando la precisión y la velocidad del procesamiento de datos. Tareas como el calculo de la nómina, inscripción de beneficios, onboardings e informes de cumplimiento que requieren una cantidad significativa de trabajo manual y repetitivo.
La incorporación o la transferencia de un colaborador, por ejemplo, desencadena múltiples pasos de proceso en los sistemas de nómina y beneficios que pueden realizar los robots RPA, liberando al personal de Recursos Humanos para otras tareas.
«Los robots RPA son particularmente buenos para realizar tareas de ‘silla giratoria’ que requieren la capacidad de acceder a múltiples aplicaciones para realizar el trabajo», dijo Greg Vert, Gerente Senior de Deloitte. Los ejemplos incluyen extraer datos de un sistema de RR.HH. y cargarlos en otro, auditar los datos para verificar su integridad y generar o distribuir informes mediante la agregación de datos de múltiples fuentes. Los robots RPA también pueden realizar tareas como abrir archivos adjuntos de correo electrónico y completar formularios electrónicos.
El estudio de Tendencias Globales de Capital Humano de Deloitte de 2018 encontró que el 22% de las organizaciones de desempeño más alto están implementando o han implementado RPA, en comparación con sólo el 6%de las organizaciones con el desempeño más bajo. Según la encuesta de Deloitte, casi la mitad de los ejecutivos de servicios compartidos globales de Gestión Humana creen que RPA producirá ahorros del 10 al 20 por ciento a sus negocios, y el 9 por ciento espera un ahorro del 40 por ciento o más.
Vert dijo que un estudio de la firma de investigación Forrester descubrió que la automatización de un proceso de alto volumen y baja complejidad puede liberar de 3 a 4 colaboradores a tiempo completo, lo que les permite centrarse en tareas como la creación de estrategias, la innovación, el análisis de datos y más.
Por primera vez, la encuesta anual de sistemas de RR.HH. realizada por Sierra-Cedar está remarcando el uso de RPA, dijo Stacey Harris, vicepresidenta de investigación y análisis de la compañía, lo que señala un creciente interés en la tecnología.
Caso de estudio de un RPA
Algunas organizaciones están muy avanzadas en su implementación de RPA. En Ernst & Young (EY), la compañía de servicios de asesoría, transacciones e impuestos con sede en Londres, tiene funcionando actualmente 822 robots o «bots» RPA internos en producción o desarrollo, de los cuales 23 se utilizan en RR.HH., dijo Larry Nash, el Reclutador Líder de la compañía en EE.UU.
Un bot que tienen en desarrollo, por ejemplo, hará un seguimiento de los requisitos de educación continua de los empleados e indicará si es necesario la intervención humana. «Cada minuto que no dedique un empleado a monitorear los informes de RPA puede gastarse mejor en otra parte«, dijo Nash. «Una vez que los procesos de RR.HH. se automatizan, los beneficios se acumulan año tras año».
EY expone su caso de negocios para un bot al determinar el costo del trabajo humano ahorrado en la ejecución de un proceso, «se estima que 11 de nuestros bots de RR.HH. que trabajan en EE.UU. tienen un retorno de la inversión realizada que se cubre en 3 años o un costo estimado de más de $ 4 millones de dólares».
Empezando con RPA
Si recién está comenzando a considerar el RPA, Vert sugiere identificar los procesos principales para la potencial automatización en función del volumen, la estandarización y la complejidad, luego probar dos o tres bots de software en esas áreas. Una de las ventajas de RPA es que a menudo se pueden usar fácilmente con las plataformas de tecnología de gestión de personas existentes sin tener que reemplazar o interrumpir un sistema de nómina, ya que RPA accede a las aplicaciones en la capa de interfaz de usuario como lo haría un ser humano.
«El software RPA está destinado a posicionarse sobre los sistemas actuales», dijo Nash. «En la práctica, su sistema actual no tiene idea de que el usuario es un bot o un humano».
Por último, «hemos notado que cuanto más hablamos con nuestros equipos de gestión humana sobre las oportunidades de automatización, más capacitados se vuelven para identificar y presentar oportunidades para aplicarla», dijo.
