Brilante nota Steve Glaveski para HBR donde desgrana las 6 herramientas que toda organización debe tener para el actual Futuro del Trabajo.
La transformación digital debería ser un medio para lograr un fin, pero a menudo se confunde con un fin en sí mismo. Esta es, en parte, la razón por la que el 70% de todos los esfuerzos de transformación digital fracasan, porque se realizan únicamente por el hecho de pasar a la tecnología digital sin tener en cuenta el panorama general.
La pandemia aceleró muchas tendencias, desde el streaming, el comercio electrónico y las plataformas de entrega de alimentos hasta la adopción generalizada del trabajo remoto. Pero en lugar de aprovechar esta oportunidad para mejorar la forma en que trabajamos, la mayoría de las organizaciones simplemente pusieron sus oficinas en línea, junto con los malos hábitos que las impregnaban.
Durante la pandemia, la mayoría de las organizaciones no llegaron más allá del nivel dos del marco de cinco niveles de equipos distribuidos del fundador de WordPress, Matt Mullenweg. En lugar de reuniones consecutivas, la gente recibió llamadas de Zoom consecutivas. En lugar de interrupciones físicas, recibieron más interrupciones a través de Slack o Teams.
A pesar de la eliminación de los tiempos de viaje, las personas terminaron trabajando más horas y con menos eficiencia que antes, lo que resultó en cargas de trabajo más excesivas y menos equilibrio entre el trabajo y la vida, dos factores clave del estrés en el lugar de trabajo. Hoy en día, el 83% de los trabajadores sufren estrés en el lugar de trabajo, y Gallup descubrió que una cantidad similar de personas en todo el mundo (el 85%) no están comprometidas en el trabajo.
La pandemia, por supuesto, exacerbó todo esto, ya que este metanálisis publicado en Nature señala tasas más altas de ansiedad y depresión a nivel mundial debido a Covid-19. Esto es trágico si consideramos que la mayoría de los adultos pasan aproximadamente la mitad de sus horas de vigilia en el trabajo.
Cambiando la forma en que hacemos el trabajo remoto
Se necesita desesperadamente un cambio hacia una mejor forma de trabajar de forma remota. Y ha provocado llamadas de varios gobiernos y líderes empresariales de todo el mundo para legislar el derecho a desconectarse, un derecho humano propuesto con respecto a desconectarse de las comunicaciones electrónicas relacionadas con el trabajo fuera del horario laboral, algo que Francia introdujo en 2016. Pero revelador que la gente cierre la sesión a las 5 p. m. pierde el punto por completo, porque no aborda el motivo de las cargas de trabajo excesivas y el aumento del estrés, es decir, cómo trabajamos.
Las soluciones de curitas bien intencionadas logran poco si se mantienen las normas tóxicas que privan a los trabajadores del conocimiento de la autonomía y el control. Podemos ayudar a los trabajadores remotos a controlar sus cargas de trabajo y mitigar los conflictos de equilibrio entre el trabajo y la vida personal alejándonos de la hiperreactividad y la comunicación en tiempo real hacia una mayor comunicación asincrónica, el tipo que realmente les da a las personas la libertad de decidir cuándo y dónde trabajar.
Sin embargo, como dice James Clear, autor del bestseller Atomic Habits, “No llegas al nivel de tus metas. Con caídas al nivel de tus sistemas «.
Las siguientes herramientas pueden ayudar a los líderes a implementar sistemas para influir en cómo trabajamos para mejorar.
1. Tableros de tareas
La persona promedio envía y recibe alrededor de 121 correos electrónicos comerciales al día, dedica aproximadamente el 23% de su tiempo a correos electrónicos innecesarios y envía alrededor de 200 mensajes instantáneos por semana a través de plataformas como Slack. Esta dependencia del correo electrónico y la mensajería instantánea deja a las personas en un ciclo de hiperrespuesta, como resultado, revisan el correo electrónico una vez cada 6 minutos y probablemente permanecen conectados a Slack todo el día.
Los tableros de tareas, que brindan una fuente transparente y única de la verdad sobre el estado de las tareas del proyecto, nos brindan una visión clara de en qué están trabajando nuestros colegas, cuándo y cuánto se ha avanzado.
Ya sea que se trate de un tablero de tareas de Trello, Asana, Monday o Basecamp, los tableros permiten a los usuarios dejar comentarios y hacer preguntas de una manera que promueve respuestas asincrónicas en lugar de la extracción en tiempo real del correo electrónico y la mensajería instantánea.
Esta transparencia ejerce una presión descendente sobre los clientes potenciales de comunicación asociados con los informes y las actualizaciones de estado, y ayuda a las personas a priorizar su trabajo de una manera alineada con los objetivos a más largo plazo. Esto ayuda a evitar que sean víctimas de prestar siempre atención a la tarea arbitrariamente urgente en lugar de a la importante.
2. Horarios de oficina y herramientas de programación
La Ley de Bartleby postula que las reuniones desperdician el 80% del tiempo para el 80% de las personas que asisten. Un estudio de 2017 dirigido por la profesora de Harvard Business School, Leslie Perlow, da crédito a esta idea, y el 71% de los altos ejecutivos dice que las reuniones son improductivas e ineficientes. Teniendo esto en cuenta, y dado que la persona promedio pasa entre el 35% y el 50% de su tiempo en reuniones y sufre de fatiga de Zoom, terminar con la locura de las reuniones nos ofrece un camino claro para liberar el tiempo de las personas.
Para ello, debemos poner fin a la reserva indiscriminada de tiempo en los calendarios de nuestros colegas sin tener en cuenta sus prioridades y compromisos. El horario de oficina es un concepto que puede ayudar a hacer esto, popularizado por Cal Newport, autor de Deep Work. Esencialmente, se refiere a un período de tiempo que las personas reservan para las reuniones diarias o semanales. Idealmente, los intervalos de tiempo están delimitados a no más de 30 minutos, a pesar de circunstancias urgentes o extraordinarias, y están alineados con los patrones de trabajo preferidos de las personas. Por ejemplo, se recomienda a los madrugadores que reserven sus mañanas para trabajar en profundidad, mientras que es probable que los noctámbulos hagan lo mismo con las tardes. Herramientas como Calendly, x.ai y otras pueden facilitar la reserva de espacios de tiempo que no sacrifican las prioridades de otras personas y pueden ayudar a mejorar la eficacia de la reunión.
3. Documentos compartidos
Los documentos compartidos permiten a las personas trabajar en el mismo documento de forma asincrónica sin tener que soportar la carga del control de versiones. Ejemplos simples de esto incluyen Google Docs y se extienden a Dropbox Paper y la herramienta de diseño de interfaz de usuario, Invision, todos los cuales admiten anotaciones en el documento y etiquetado de miembros del equipo.
Las plataformas de colaboración visual, como Miro y Mural, admiten la creación de pizarrones en tiempo real y asincrónicos para la lluvia de ideas y el trabajo estratégico. El uso de documentos compartidos durante las llamadas de Zoom en tiempo real también garantiza que los mensajes importantes no se pierdan en la traducción, lo que reduce la probabilidad y el costo de volver a trabajar en el futuro.
4. Complementos de mensajería instantánea
Los complementos pueden ayudar a ralentizar de manera efectiva aplicaciones como Slack, sacándonos del ciclo de ver y compartir toneladas de gifs de gatos y memes de la cultura pop cada día, moviéndonos hacia un uso más asincrónico de las plataformas de mensajería instantánea. Podemos escapar de la sobrecarga de información con el complemento Must-Read, que solo envía mensajes en los que los colegas te han etiquetado. AutoResponder de TryRoots les permite a otros usuarios de Slack saber que estás ausente, cuándo volverás a estar en línea y ofrece un camino para recurrir si es necesario. Los complementos como Team Standup eliminan la presión de las tareas rutinarias, como las reuniones diarias, y hacen que las personas respondan preguntas relacionadas con su carga de trabajo del día a través de un bot automatizado, como y cuando les convenga.
5. Correo electrónico
Los complementos como BlockSite, Freedom o Inbox Pause pueden bloquear la afluencia constante de correo electrónico durante períodos del día. Los complementos de Gmail, como Quick Compose, abren solo la ventana de redacción de correo electrónico cuando necesitamos escribir un correo electrónico y nos ayudan a evitar perseguir conejos peludos por las madrigueras de los conejos.
6. P2
A medida que el control remoto se convierta en parte del curso de las organizaciones de todo el mundo, es probable que surja una nueva ola de herramientas. Una de esas herramientas proviene del equipo de Automattic. Presagian P2 como una plataforma para que los equipos compartan, debatan y colaboren abiertamente, sin interrupciones. “Las conversaciones sobre P2 se llevan a cabo en línea, se actualizan en tiempo real y brindan espacio para respuestas en cadena”, dice Mullenweg, fundador de Automattic. P2 se está utilizando para respaldar la colaboración en proyectos y la incorporación de nuevas contrataciones remotas.
Sin embargo, sobre todo, las herramientas digitales solo son tan efectivas como la eficacia con que las use, y la alineación entre gerentes y empleados es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de transformación digital.
Los líderes deben predicar con el ejemplo y comunicar que está bien no responder a las cosas en tiempo real, que está bien rechazar las solicitudes de reunión, que está bien desactivar las notificaciones y que está bien no estar en línea todo el día. Hacerlo no solo les dará a las personas la oportunidad de luchar contra el estado crónico de estrés y compromiso en el lugar de trabajo en todo el mundo, sino que también les ayudará a ganar la batalla por el talento, algo que solo puede ser bueno para los resultados finales.
