¿Cuánto ruido es demasiado en la oficina?
Los empleados de Levenfeld Pearlstein, un bufete de abogados de Chicago, se están preparando para el traslado de sus oficinas -desde el distrito comercial de la ciudad a la orilla del río- deshaciéndose de todo lo que acumulaban en sus escritorios y llevándose a casa sus pertenencias personales. El nuevo espacio de trabajo no sólo será más pequeño, sino que también tendrá menos despachos.
Es una medida que Kevin Corrigan, responsable de operaciones, anticipa que provocará algunos disgustos. «Algunas personas van a sentir que han trabajado mucho por la empresa, les han ascendido y ahora van a reducir el tamaño de los despachos, si es que le asignan uno. Será un cambio para la gente», reconoce.
No se trata sólo de una cuestión de ego. La empresa quiere animar al personal a volver a la oficina a tiempo parcial, ya que, como muchos empleadores, está adoptando el trabajo híbrido. Normalmente, el tiempo en casa se destina al trabajo que requiere más concentración, mientras que la oficina está más orientada a la colaboración, las reuniones en persona y la socialización. La empresa de publicidad McCann, por ejemplo, ha abierto nuevas oficinas en la City londinense y las considera un centro de «creatividad, colaboración y conexión», con zonas creativas, según Lucy d’Eyncourt-Harvey, su directora de operaciones. Sin embargo, explica que también hay zonas más tranquilas en el nuevo espacio de trabajo.
Esto se debe a que, inevitablemente, las jornadas de trabajo no siempre son fáciles de dividir en tiempo de concentración y de colaboración, por lo que la oficina también necesitará espacios que sean privados y tranquilos. En cualquier caso, para algunos, la oficina es un refugio frente a las distracciones en casa: los empleados con niños pequeños o que viven con un familiar mayor, o los que comparten piso y tienen poco espacio. Kristin Cerutti, diseñadora de Nelson Worldwide, sostiene que «no se puede generalizar, pero hay mucha gente que necesita la oficina para concentrarse».
Corrigan asegura que en Levenfeld Pearlstein seguirá habiendo despachos, aunque la inmensa mayoría estarán sin asignar para que el personal -desde secretarias a abogados- pueda concentrarse entre reuniones, formación y sesiones de tutoría.
Tras dos años de confinamientos y trabajo en remoto, a muchos trabajadores de les resulta más difícil concentrarse en los espacios abiertos. Jeremy Myerson, profesor emérito del Royal College of Art y coautor de Unworking: La reinvención de la oficina moderna, afirma que «cuando uno pasa dos años solo, se vuelve muy sensible al ruido. Lo que nos dicen los responsables de RRHH es que la gente es hipersensible a su entorno».
Además, la proliferación de Zoom hace más probable que la gente mantenga una reunión en su mesa en lugar de esconderse en una sala aislada de ruidos. Corrigan, de Levenfeld Pearlstein, sostiene que se ha prestado mucha atención a la acústica en la nueva oficina. Sin embargo, habrá que animar a algunas personas a que cierren las puertas de sus despachos y utilicen auriculares en lugar de mantener videollamadas por altavoz. «Podemos crear las infraestructuras adecuadas, pero tenemos que animar a la gente a utilizarlas», añade.
La acústica es uno de los mayores desafíos», opina Mark Kowal, presidente del British Council for Offices. El llamado «ruido rosa» es una opción cada vez más utilizada para anular el ruido de fondo; de hecho, él lo utiliza en su propio lugar de trabajo, un estudio de arquitectura. Lo describe como «una mezcla artificial de frecuencias, que enmascara lo que se oye y se ajusta al número de personas que hay en el espacio».
No se trata sólo de una cuestión de sensibilidades desarrolladas tras la pandemia. Incluso antes de los confinamientos, los trabajadores ya sufrían los efectos de los espacios reducidos en las oficinas abiertas. Según el Consejo Británico de Oficinas, en 2001 había aproximadamente una mesa por cada 15 m2 en las oficinas de Reino Unido y en 2018 la cifra era de solo 9,6 m2.
En respuesta a las demandas de Zoom y a la sensibilidad desarrollada en pandemia, algunos diseñadores y empresas están creando zonas tranquilas, alejadas del bullicio de los espacios diáfanos. En el grupo de co-working WeWork, su responsable de diseño, Ebbie Wisecarver, explica que ofrecerán dos tipos de espacios tranquilos. Los empleados transitorios, que trabajan por días o por horas, dispondrán de zonas de descanso. Para los miembros corporativos, habrá instalaciones privadas: espacios con oficinas interiores, salas de reuniones, salones y cocinas. «Puede que el co-working no se equipare tradicionalmente con la privacidad, pero a medida que más organizaciones se replantean sus espacios -especialmente en sectores como el jurídico, el sanitario o el financiero, que suelen exigir entornos más privados-, vemos que la necesidad va en aumento», afirma Wisecarver.
No se trata del renacimiento del cubículo, creado en los años 60 por Robert Propst en la empresa de diseño Herman Miller. Concebido como un espacio de trabajo flexible e individual que ofrecía privacidad a los empleados y una alternativa a las filas de escritorios. Más bien será un espacio con salas para videoconferencias, espacios de reunión o despachos privados compartidos o no asignados. El grupo tecnológico Microsoft ha creado hace poco un nuevo prototipo de Flowspace Pod, diseñado para fomentar la concentración en el trabajo.
En el grupo tecnológico Cisco, que describe las oficinas de la era pospandémica como «centros de colaboración de talentos», los diseñadores prevén que los empleados utilicen diferentes zonas que se adapten a su trabajo a lo largo del día, incluyendo salas para tres personas o salas tranquilas, para una o dos personas. Bob Cicero, responsable de edificios inteligentes de Cisco, explica que «cuando reconstruimos el espacio, durante la pandemia, tuvimos muy en cuenta la acústica». Eso implicó la instalación de paneles que van desde el suelo hasta el techo y marcos de puertas sellados que aíslan el ruido. «Medimos el ruido ambiental en todas partes; filtramos el ruido para que las personas que trabajan en remoto pudieran tener una reunión productiva».
Janet Pogue McLaurin, responsable global de prácticas de investigación en el lugar de trabajo, sostiene que la demanda de bibliotecas en el lugar de trabajo ha aumentado. «En estas zonas, puede ser que no se hable o que no haya tecnología. Una biblioteca tiene una iluminación más baja. Permite a la gente pasar de una reunión de grupo a un trabajo más concentrado».
Sin embargo, al igual que ocurre con muchos aspectos del trabajo, estas salas necesitan el respaldo de los altos cargos. Anne-Laure Fayard, catedrática de innovación social en la Nova School of Business and Economics, habla de una empresa que había apostado por el espacio de su biblioteca, pero no entendía por qué los empleados no la utilizaban. «Empezamos a hablar con la gente y a preguntar: decían: ‘Somos una empresa de innovación, tenemos que estar en zonas comunes con más vida. No queda bien utilizar un espacio tan tranquilo muy a menudo'». Resultó que la alta dirección nunca utilizaba la sala.
Fayard cree que falta imaginación a la hora de diseñar. En una reunión reciente se sorprendió al oír hablar de los planes de instalar cabinas telefónicas para tener privacidad. «Imaginen que la oficina del futuro son sofás y cabinas telefónicas. A mí no me suena como un avance».
