El trabajo de un profesional del talento puede parecer como si nunca hubiera terminado. Tiene la tarea de gestionar las necesidades de las personas en su organización y, a menudo, colabora con las partes interesadas que sienten que se deben priorizar sus propias necesidades.
Entonces, ¿qué haces cuando estás abrumado por las tareas? Trabajar más horas no es la respuesta. Trabajar demasiadas horas no sólo puede hacerte menos productivo, sino que también puede afectar tu vida personal y tu bienestar. Una mejor solución es ser más eficiente con el tiempo que dedicas al trabajo.
Si bien no existe una estrategia única de gestión del tiempo, existen algunas prácticas recomendadas que pueden ayudar.
1. Aprenda a priorizar
La priorización es la base de una gestión eficaz del tiempo.
Eso significa determinar en qué tareas sumergirse de inmediato, cuáles dejar de lado para más adelante y cuáles delegar o eliminar. «Comprender el proceso de priorización de tareas puede ayudarle a completar su interminable lista de tareas pendientes», dice Beate Chelette, estratega de liderazgo en Los Ángeles.
Si bien las siguientes estrategias de priorización adoptan enfoques algo diferentes, es posible que uno o dos le resulten familiares.
Metodología de tareas más importantes
Si hay 20 elementos en su lista de tareas pendientes, ya sabe que no podrá realizarlos todos en un día. Josh Kaufman, autor de The Personal MBA: Master the Art of Business, recomienda utilizar la metodología de Tareas más importantes (MIT) para reducir su lista.
Elija no más de tres tareas de su lista de tareas pendientes en las que se concentrará ese día. Elija las actividades que tendrán el mayor impacto en sus objetivos más importantes. Para identificar esas tareas, Josh sugiere preguntarse: «¿Cuáles son las cosas que marcarían una gran diferencia si las hiciera hoy?»
Por ejemplo, si encabezar el plan de sucesión del director ejecutivo será transformador para su carrera o para la empresa, concéntrese en las tareas asociadas con ese proyecto.
Matriz de Eisenhower
Cuando tienes demandas que vienen de todas direcciones, es fácil caer en la trampa de pensar que cada solicitud debe atenderse de inmediato. La Matriz de Eisenhower, acuñada y nombrada en honor al ex presidente de Estados Unidos Dwight Eisenhower, le ayuda a corregir esa línea de pensamiento.
Con esta estrategia, clasificaría tareas como esta:
- Si una tarea es urgente e importante, hazla primero.
- Si una tarea es importante pero no urgente, prográmela para más tarde.
- Si una tarea es urgente pero no tan importante, delegala o subcontratala.
- Si la tarea no es urgente ni importante, no la hagas en absoluto.
- Los profesionales del talento a menudo sienten la atracción de tareas urgentes pero no importantes por parte de colegas bien intencionados y deben aprender a abordarlas para poder priorizar las tareas más importantes.
Método ABC
Con el método ABC, el autor Alan Lakein sugiere medir la importancia de una tarea y darle la calificación correspondiente.
Las tareas con plazos apremiantes o que se consideran muy importantes para la organización obtienen una puntuación de A.
Las tareas que son importantes a largo plazo pero no de inmediato obtendrían una B.
Las tareas que sería útil realizar pero que harían poca diferencia en el logro de sus objetivos más importantes obtendrían una C.
La mayor parte del día debe dedicarse a trabajar y finalizar tareas A. Una vez que estén completas, pasas a las tareas B. Las tareas de C deben programarse para cuando tenga tiempo extra.
Principio de Pareto
Otra estrategia para priorizar tu lista de tareas pendientes es la regla 80/20, o Principio de Pareto, que dice que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus esfuerzos. Identifique cuáles de sus actividades tienen el mayor impacto en sus indicadores clave de desempeño y objetivos organizacionales. Entonces haz esas tareas primero.
Por ejemplo, si ayudar a los empleados a aprender nuevas habilidades ayuda a su empresa a abordar la escasez de talento calificado y retener a los miembros del equipo, entonces la mejora de habilidades puede estar en la parte superior de su lista.
2. Realizar una auditoría de tiempo
Un consejo presupuestario popular es anotar el destino actual de su dinero. El mismo consejo puede aplicarse al tiempo.
Cree un gráfico circular que muestre en detalle cómo pasa sus días, sugiere Arianna Huffington: Estableciendo prioridades y actividades que puedes dejando ir. Tenga en cuenta el tiempo promedio que toman las actividades comunes para tener expectativas realistas de lo que puede lograr en un día.
Es posible que pierda dos horas a la semana clasificando correos electrónicos sin importancia cuando una aplicación puede ordenarlos por usted. Al liberarse de esas tareas, crea espacio para otras más importantes.
3. Establecer límites de tiempo
Quedarse atrapado en un proyecto durante tres horas puede hacerte sentir productivo, a menos que te impida trabajar en una tarea igualmente importante. Timeboxing es una estrategia en la que creas asignaciones de tiempo para todas las tareas que has priorizado para ese día.
El Timeboxing se puede estructurar de diferentes maneras, incluyendo:
- Bloqueo de tiempo. Al determinar la duración de un período de tiempo, hágase preguntas como: «¿Cuánto tiempo puedo trabajar antes de necesitar un descanso?» y «¿Cuánto trabajo profundo implica esta tarea?» Reserva una cantidad de tiempo realista para completar tu tarea y bloquéala en tu calendario.
- Técnica Pomodoro. Trabaja en una tarea prioritaria durante 25 minutos, seguido de un descanso de cinco minutos. Después de cuatro ciclos, tómate un descanso más largo de 15 a 30 minutos y luego repite.
- Regla 52/17. Similar a la Técnica Pomodoro, la regla 52/17 sugiere 52 minutos de trabajo concentrado seguidos de 17 minutos de descanso completo y recarga de energía.
Independientemente del método que elijas, esta es la clave para que esta estrategia de gestión del tiempo funcione: cuando haya pasado el tiempo asignado, debes dejar de trabajar en esa tarea.
4. Tareas similares por lotes
Cambiar de tarea con frecuencia puede provocar una pérdida de impulso y reducir su productividad. Agrupe actividades similares para mantenerse concentrado en un área de su trabajo a la vez.
Por ejemplo:
- Busque candidatos de forma proactiva para varios puestos vacantes de forma consecutiva
- Incorporación de nuevos empleados en lotes
- Describe varias lecciones de formación y desarrollo en un solo bloque de trabajo.
- Concéntrese en la tarea que tiene entre manos hasta que esté completa o hasta que se acabe su tiempo, luego continúe con su siguiente actividad.
5. Comienza tu día con la tarea más difícil.
¿Hay alguna tarea que has temido tanto que sigues posponiéndola? Haz eso primero.
El autor y orador motivacional Brian Tracy comparte: «La clave para alcanzar altos niveles de rendimiento y productividad es desarrollar el hábito de toda la vida de abordar su tarea principal a primera hora de la mañana». Al hacerlo, podrá eliminar la tarea más desafiante para sentirse realizado y generar impulso para completar tareas más fáciles.
Su tarea más abrumadora puede variar según sus fortalezas e intereses. Algunos pueden sentirse abrumados al comenzar con una nueva iniciativa de talento, mientras que otros pueden encontrar que los análisis y los informes son un trabajo tedioso y ocupado. Identifique el proyecto que menos desea realizar y quítelo del camino.
6. Obtenga control sobre las comunicaciones en el lugar de trabajo
Una inundación constante de correos electrónicos, mensajes de Teams o Slack, llamadas telefónicas y otras comunicaciones puede consumir un tiempo inesperado en el día de la persona más organizada. El autor y entrenador de liderazgo Dave Crenshaw recomienda programar ciertos momentos del día en los que te concentres en ello y eliminar o archivar cada mensaje una vez que lo leas, a menos que tengas que enviar una respuesta. Por supuesto, eso significa que no te concentrarás en el correo electrónico en otras horas del día.
Pero, ¿qué pasa si tienes cientos o miles de correos electrónicos en tu bandeja de entrada y nunca encontrarás tiempo para revisarlos? Algunos consejos para la gestión del tiempo, Dave ofrece esta solución: busque un día en el pasado y declare la «quiebra del correo electrónico» a partir de esa fecha. Luego archive todos los correos electrónicos que sean anteriores al día que eligió. Eso libera tu bandeja de entrada y aún tendrás todos esos correos electrónicos almacenados en el improbable caso de que necesites algo.
7. Optimice las reuniones
Si cree que ha tenido más reuniones en los últimos años, probablemente no esté solo. Un estudio encontró que las grandes organizaciones estadounidenses tuvieron un 60% más de reuniones remotas por empleado en 2022 en comparación con 2020.
Seguir algunas prácticas recomendadas puede ayudar a su equipo a crear una mejor cultura de reuniones y ser más productivo:
- Cíñete a la agenda. Una agenda es una gran herramienta para ayudar a los asistentes a prepararse para una reunión y mantenerse centrados en el tema. Programe cualquier conversación que no sea pertinente al tema que se está discutiendo para no alargar el tiempo de la reunión.
- Rechace reuniones innecesarias. Un tercio de las reuniones son innecesarias, lo que supone una pérdida de tiempo y un coste para las organizaciones de 25.000 dólares por empleado cada año. Revise sus reuniones existentes para reevaluar si su presencia es necesaria o si la reunión podría reemplazarse con un correo electrónico o una tarea en su software de gestión de proyectos.
- Aproveche las notas de las reuniones. La mayoría de los empleados (71%) dicen que se sentirían capacitados para saltarse reuniones innecesarias si se compartieran notas de alta calidad de manera oportuna. Con tantas herramientas de transcripción de reuniones en el mercado, esta es una manera fácil de ahorrar tiempo en todo su equipo.
Implemente un día sin reuniones cada semana. Las reuniones pueden interferir con el trabajo de concentración profunda y hacer que parezca imposible programar bloques de tiempo. Vea si su equipo puede reservar un día cada semana en el que nadie programe reuniones.
8. Haz lo que sea rápido y fácil ahora
Si un candidato o miembro del equipo tiene una pregunta que le llevará un minuto responder en una rápida llamada telefónica o correo electrónico, hágalo de inmediato. Esa es la premisa detrás de la regla del minuto, que se le atribuye a la autora y experta en felicidad Gretchen Rubin.
Procrastinar tareas que tardarán un minuto en realizarse simplemente se agregará a su lista de tareas pendientes y lo mantendrá enterrado bajo una pila de trabajo. Pero marcar rápidamente esas tareas de un minuto significa que no tendrás que perder tiempo programándolas ni energía pensando en ellas.
9. Sepa cuándo decir «no»
Los profesionales del talento a menudo se ven atraídos en múltiples direcciones, con solicitudes provenientes de varias personas a la vez. Comprender sus prioridades y limitaciones le ayudará a aprender a decir «no» cuando no pueda asumir de manera realista una nueva tarea o compromiso.
También puedes optar por delegar o subcontratar el trabajo si puedes. Por ejemplo, capacitar a sus gerentes para que escriban mejores descripciones de trabajo o elaboren planes de desarrollo de empleados puede ser más eficiente que asumir esos proyectos usted mismo. Contratar una empresa externa puede resultar especialmente útil si los recursos internos carecen de experiencia o si su equipo necesita apoyo adicional en un proyecto urgente.
10. Agiliza y automatiza tareas
Invierta tiempo desde el principio para optimizar y automatizar partes clave de su trabajo que pueden ayudarle a mejorar la eficiencia a largo plazo.
Por ejemplo, si utiliza IA para completar tareas laborales, tome nota de las indicaciones que han generado el mejor resultado y comience a crear un conjunto de mejores prácticas para la ingeniería rápida. Configure informes automatizados para poder ahorrar tiempo en esa tarea cada mes. Tómese el tiempo para crear plantillas de divulgación por correo electrónico que pueda personalizar rápidamente cuando esté reclutando talentos pasivos. O intente utilizar la función de mensajes asistidos por IA de LinkedIn para crear mensajes de divulgación totalmente personalizados para talentos con un solo clic.
Organizarse y apoyarse en su tecnología de recursos humanos para generar eficiencia son formas innovadoras de mejorar la gestión del tiempo.
Reflexiones finales: se pueden aprender habilidades de gestión eficaz del tiempo
Como ocurre con todas las habilidades, la gestión del tiempo se puede aprender y perfeccionar para satisfacer sus necesidades específicas. Es posible que descubra que una metodología o una mejor práctica no funciona para usted, y está bien, hay muchas más que puede probar. LinkedIn Learning ofrece una gran selección de cursos de gestión del tiempo para ayudarte a examinar tus hábitos, encontrar áreas de mejora y realizar cambios específicos en tus rutinas diarias.
