Estás cenando después del trabajo cuando tu jefe te envía un correo electrónico. ¿Tienes que responder?
Si envía un correo electrónico a un colega, ¿está bien enviarle un seguimiento antes de que responda?
¿Y es ofensivo si ChatGPT escribe tus correos electrónicos?
Las reglas no escritas del correo electrónico se han vuelto más confusas después de que la pandemia cambió la forma en que muchos de nosotros nos comunicamos con la gente en el trabajo. En lugar de simplemente hablar en persona o usar el correo electrónico y el teléfono, ahora realizamos videoconferencias, mensajes instantáneos e incluso mensajes de texto con regularidad. Sin embargo, el correo electrónico sigue siendo parte del trabajo de muchos trabajadores y usarlo correctamente puede tener un gran efecto en las personas con las que trabaja, así como en la percepción que tienen de usted.
«El correo electrónico sigue desempeñando un papel enormemente importante [en el trabajo]», afirmó Andrea Weckerle, profesora de comunicaciones de marketing integradas de la Universidad de Georgetown y autora de «Civilidad en la era digital: cómo las empresas y las personas pueden triunfar sobre los que odian, los trolls, los matones y otros idiotas». .” «Es el valor predeterminado que la gente utilizará como primera fuente de comunicación con los demás».
Entonces, ¿cómo es un buen comportamiento en el correo electrónico y cuándo estás siendo molesto?
La mayoría de las situaciones dependen de la cultura del lugar de trabajo. Aún así, existen algunas reglas básicas. Tres expertos en correo electrónico y negocios nos dieron consejos sobre una buena etiqueta en el correo electrónico para evitar ser un idiota en el trabajo.
Considere no enviar un correo electrónico
Pregúntese «¿quién es su lector y cuál es la mejor manera de comunicarse con esa persona?» dijo Barbara Pachter, propietaria y presidenta de Pachter & Associates, una firma de capacitación en comunicación y etiqueta comercial.
No todos los correos electrónicos tienen que ser correos electrónicos. ¿Tiene una pregunta rápida para hacerle a un colega? Puede ser más fácil acercarse a su escritorio o enviar un mensaje rápido por mensaje de texto o a través de la plataforma de mensajería instantánea de su lugar de trabajo. ¿Requiere una larga discusión con varias personas? Quizás sería mejor una reunión o una videollamada.
Pero si es menos urgente y requiere un poco más de explicación o incluso un documento asociado, el correo electrónico podría ser la mejor opción. Los expertos dicen que siga las normas de su lugar de trabajo antes de enviar un mensaje. Si sus colegas envían mensajes de texto, envíeles un mensaje de texto. El correo electrónico es una opción segura para el primer contacto, afirmó Weckerle.
Sea breve y claro
Sus correos electrónicos deben ser acogedores, pero también rápidos y directos al grano. Sea consciente de cuánto está escribiendo. Y aunque no existe una regla estricta sobre la longitud, Pachter dijo que, en general, no vayas más allá de una pantalla y media, ya que el lector eventualmente dejará de desplazarse. Pero Kendra Losee, coautora de “Etiqueta digital para tontos”, dijo que la paciencia de las personas podría reducirse aún más si leen en su teléfono. Si tiene que profundizar, considere incluir un archivo adjunto o incluso organizar una reunión. Sólo recuerde, nadie quiere leer una disertación, dijo Weckerle.
«Cíñete al propósito del correo electrónico, muestra un toque personal y listo», dijo. «Demuestra respeto por el tiempo de la persona y que sabes lo que estás haciendo».
Haz que sea fácil de leer
No haga que su lector trabaje por la información de su correo electrónico. El formato estándar es comenzar con un saludo (hola, hola o buenos días/tardes más su nombre) seguido de algunos párrafos separados y una despedida, como gracias, luego una coma seguida de su nombre. También puede utilizar viñetas o subtítulos para que sea más fácil encontrar información específica, dijo Losee. Lo mejor es seguir el formato de su empresa. Sólo asegúrese de no tener un bloque de texto enorme, que sea duro para la vista, dijo Pachter.
Agenda para más tarde
Los proveedores de correo electrónico ofrecen la opción de escribir su correo electrónico ahora, pero programarlo para enviarlo más tarde. Entonces, si trabaja hasta tarde en la noche o muy temprano en la mañana, programe el envío de su correo electrónico al comienzo del día hábil. Esto evita que su correo electrónico quede enterrado y tampoco hace que sus colegas o supervisores cuestionen o entren en pánico por su tiempo, dijo Losee.
Si prefiere no programar sus correos electrónicos, al menos incluya el momento en que espera una respuesta de la persona para que no asuma que debe responder de inmediato. De manera similar, la mayoría de las personas no leen los correos electrónicos en el momento en que los reciben, así que no, no es necesario que responda a su jefe a las 11 p.m. (y si lo hace, probablemente le llamarán, le enviarán un mensaje de texto o un mensaje de texto).
No explotes la bandeja de entrada
No envíe varios correos electrónicos a la misma persona antes de que haya tenido la oportunidad de responder, dijeron los expertos.
«Parece que no tienes tus cosas juntas», dijo Weckerle.
Puedes hacer un seguimiento con un segundo correo electrónico si olvidaste mencionar algo en el primero o como recordatorio si no has recibido una respuesta oportuna; por lo general, debes darle a la gente hasta el final del día o si ya es tarde. 24 horas para responder. Más allá de eso, espere una respuesta antes de enviar un tercer correo electrónico. Puede incluir cualquier elemento olvidado en su respuesta.
Como receptor de un correo electrónico, es una buena forma de informarle al remitente que recibió el mensaje incluso si no requiere una respuesta, dijo Weckerle.
Revisa tu tono
Sus correos electrónicos deben tener un tono profesional y, en algunos casos, amigable. Si estás molesto, tómate un respiro antes de responder. Pero no sea demasiado casual o sin filtros, ya que los correos electrónicos siempre se pueden reenviar a otros destinatarios.
“Lea su escritura en voz alta para escuchar cómo suena” antes de enviarla, dijo Pachter. «Si suena duro, puede que le parezca duro al lector».
Las herramientas digitales también pueden ayudar con el tono. Los robots de inteligencia artificial como ChatGPT te permiten ingresar tu texto y preguntar en qué tono está escrito (solo ten cuidado, el correo electrónico no incluye ninguna información privada), dijo Losee. Grammarly también tiene un corrector de tono.
Como destinatario de un correo electrónico, no asuma que un correo electrónico breve es agresivo o personal. A menudo, la gente apresura sus respuestas, así que concédales el beneficio de la duda, dijo Losee.
Usa tu voz
Internet tiene toneladas de herramientas para ayudarlo a escribir correos electrónicos. Puede encontrar respuestas estándar o utilizar herramientas de inteligencia artificial generativa para escribir el correo electrónico por usted. Pero los expertos dicen que no se limite a copiar y pegar. La gente quiere saber que se están comunicando con un humano, específicamente contigo. Así que siéntete libre de usar las herramientas, luego regresa y edita para incluir algo de tu personalidad, dijo Losee.
Siempre revisa
Tómate unos segundos adicionales para volver a leer tu correo electrónico antes de presionar enviar. Te ahorrarás muchos dolores de cabeza cuando te des cuenta de que escribiste mal el nombre de tu jefe en el saludo. Y si utiliza autocompletar o texto predictivo, existe la posibilidad de que la máquina haya cometido algún error.
«Cualquiera de nosotros puede cometer un error de vez en cuando», dijo Pachter. “Pero si envía errores constantemente o cualquier correo electrónico tiene varios errores, se cuestionará su profesionalismo.
Rechazar responder a todos
Si bien hay algunas excepciones, la mayoría de las veces “la gente lo odia absolutamente”, dijo Pachter.
Simplemente presione responder y ahorre al resto del grupo un correo electrónico adicional.
Ten cuidado con los emojis
Sea cuidadoso con los emojis, las exclamaciones, las citas, los colores y las fuentes de sus correos electrónicos.
“A nadie le importa”, dijo Losee. «Es un correo electrónico».
