No se ve un fin inmediato a las reuniones que juntan telemáticamente a empleados en casa y en la oficina. Y el reto de la productividad pasa por este modelo.
Cómo son las reuniones en su oficina tras la pandemia y la llegada de los modelos de trabajo híbridos? ¿Han vuelto a ser presenciales? ¿Cómo participan quienes se unen desde su casa? Un informe mundial elaborado por Gensler Research Institute concluye que el 61% de las reuniones en la oficina siguen siendo híbridas, con asistentes tanto presenciales como remotos. Y parece que eso no va a cambiar.
Tampoco cambia que las reuniones ineficaces e innecesarias sigan siendo uno de los principales ladrones de tiempo y un desafío no resuelto para la productividad en muchas organizaciones. Aunque es cierto que la profesionalidad ya no puede ser medida exclusivamente por el tiempo que permanecemos en nuestro lugar de trabajo, y menos ahora que esa presencia ha cambiado y que los horarios fijos y el presentismo tienden a desaparecer.
También permanece el hecho de que nos estamos reuniendo incluso más que antes de la pandemia: la realidad es que las nuevas herramientas tecnológicas no han solucionado los problemas que arrastramos desde hace años relacionados con el triunfo de la cultura del estar frente a la del hacer. Las reuniones inútiles y sus nefastas consecuencias sobre la gestión del tiempo o la productividad provocaron durante el pasado año que numerosas organizaciones implantaran estrategias de días sin reuniones para volver a un entorno laboral más productivo.
Reinventar estos comités (sobre todo si son improductivos) es una necesidad evidente que ayudará a clarificar cómo vamos a trabajar en el futuro. Algunas compañías establecieron una dieta de reuniones, pidiendo a sus profesionales que analicen aquellas que pueden ser más breves, menos frecuentes o que pueden eliminarse por completo. Otras exigieron a sus profesionales evaluaciones del calendario antes de implantar los viernes sin reuniones para ponerse al día con el trabajo individual.
Nuevos (y más) espacios
La necesidad de más y mejores espacios para celebrar reuniones híbridas es un área clave de interés. En este sentido, una reciente encuesta internacional de la firma inmobiliaria CBRE concluye que cada vez más empleadores quieren ampliar sus oficinas después de haberlas eliminado durante la pandemia y la transición que duró varios años hacia el trabajo híbrido.
La Global Workplace Survey 2024 de Gensler recuerda que hoy los profesionales pasan la mitad de su semana laboral típica en el lugar de trabajo, el 20% de su tiempo en casa y el 29% en otras ubicaciones, como espacios de coworking, con clientes o en viajes de negocios. Antes de la pandemia, el tiempo en la oficina se situaba en el 70%.
El lugar de trabajo debe seguir evolucionando hacia un espacio en el que los empleados puedan acceder a experiencias y espacios de calidad que les permitan realizar actividades laborales variadas y eficientes. Los trabajadores de todo el mundo tienen necesidades únicas e individuales para la oficina.
La forma en la que trabajamos también sigue evolucionando. Por primera vez, los empleados de oficina de todo el mundo pasan la misma cantidad de tiempo (un 40%) trabajando solos que trabajando con otros en persona y virtualmente, en promedio. El tiempo restante se dedica a aprender y a desarrollarse profesionalmente, y a socializar, conectarse y construir redes.
La Global Workplace Survey concluye que «los equipos fuertes y de alto rendimiento tienen muchas más probabilidades de sentarse juntos cuando están en el lugar de trabajo: el 81% de los empleados en estos equipos fuertes dice que a menudo se sientan con las personas con las que trabajan, en comparación con sólo el 50% de los que están en los equipos más débiles.
Una consecuencia de esto es que estos equipos eficaces tienen casi el doble de probabilidades de estar al tanto de lo que están haciendo sus compañeros: «La oficina es un entorno importante para que los equipos más fuertes trabajen juntos, y las principales razones que dan para acudir a la sede de la compañía son las reuniones, la posibilidad de concentrarse en su trabajo y socializar con los colegas».
Según esto, lo que se define como buenos lugares de trabajo son el nuevo parámetro de referencia. Pero un lugar optimizado para respaldar de manera efectiva los cinco modos de trabajo: trabajar solo, trabajar con otros en persona, trabajar con otros de manera virtual, aprender y socializar- ya no es suficiente.
